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Manual de Usuario: CertiBot

Versión 1 - Año 2025

INTRODUCCIÓN​

Bienvenido a Certibot, la herramienta diseñada para optimizar y agilizar la creación de ítems para instrumentos de evaluación de competencias laborales en el SENA. Este manual proporciona una guía detallada sobre cómo utilizar todas las funcionalidades de la aplicación, desde el inicio de sesión hasta la generación y gestión de preguntas asistida por Inteligencia Artificial.

1. OBJETIVO​

El objetivo de este manual es guiar a los usuarios de los roles Administrador, Evaluador y Dinamizador en el uso correcto y eficiente de todas las características de la aplicación Certibot, asegurando una experiencia de usuario fluida y productiva.

2. GENERALIDADES​

Certibot es una aplicación web que permite a los usuarios generar ítems (preguntas) de alta calidad basados en las normas de competencia laboral. La herramienta utiliza un modelo de Inteligencia Artificial para crear preguntas, títulos y formatos específicos, que luego pueden ser guardados, gestionados, filtrados y exportados para su uso en instrumentos de evaluación.

3. PRERREQUISITOS DE USO​

Para utilizar Certibot, el usuario necesita:

  • Un computador con acceso a internet.
  • Un navegador web moderno (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, etc.).
  • Una cuenta de usuario activa con un rol asignado, la cual debe ser creada por un Administrador del sistema.

4. FUNCIONALIDADES​

4.1 Inicio de sesión​

El Inicio de sesión es lo primero que se presenta al ingresar a la página. La función principal de este botón es facilitar el acceso del usuario a la aplicación, validando la presencia del correo Sena y la contraseña en la base de datos.

Pantalla de inicio de sesión de Certibot

  • Comportamiento del Botón "Ingresar": El botón permanecerá deshabilitado hasta que ambos campos ("Correo Sena" y "Contraseña") contengan texto. Esto previene envíos de formulario incompletos.

    Botón de Ingresar deshabilitado

En caso de que el correo sea incorrecto o la contraseña no coincida, la aplicación mostrará una alerta en la parte superior.

Alerta de error en inicio de sesión

Si el usuario ingresa el correo y la contraseña correctamente, el aplicativo lo llevará al módulo Generador.

4.2 Módulo generador​

Esta es la pantalla principal y la funcionalidad central de Certibot. Permite crear preguntas con la ayuda de Inteligencia Artificial.

Vista principal del módulo generador Vista principal del módulo generador2

Submenú de Acciones:

  • Destruir Items: Elimina todas las preguntas generadas en la columna derecha que no hayan sido guardadas. Botón para destruir ítems generados
  • Normas: Redirige al módulo de gestión de Normas (solo para Administradores). Botón para ir al módulo de normas
  • Manuales: Abre en una nueva pestaña la documentación técnica del proyecto. Botón para abrir manuales de usuario

Formulario de Generación:

  • Campos de Selección (Norma, Categoría, etc.): El usuario debe seleccionar una opción en cada uno de estos campos para darle contexto a la IA. Los campos "Criterio de Desempeño" y "Conocimiento" se activan solo después de seleccionar una Norma. Campos de selección para generar un ítem
  • Campos de Texto (Contexto, Reactivo): Aquí se describe en detalle la situación y la pregunta base pero no son obligatorios. Campos de texto para contexto y reactivo
  • Botón "Generar": Al hacer clic, se envían los datos a la IA y el botón entra en estado de carga. Botón 'Generar' en estado de carga

Columna de Respuestas:

  • Tarjeta de Ítem: Cada pregunta generada aparece en una tarjeta individual. El encabezado muestra el título y una flecha para plegar o desplegar el contenido. Tarjeta de un ítem generado

  • Icono "Editar" (Lápiz): Permite modificar el contenido completo del ítem antes de guardarlo. Al hacer clic, el contenido se convierte en un área de texto editable, al entrar en modo de edicion hay 2 botones para guardar los cambios realizados y para cancelar la edicion. Lapiz editar item Item en edicion

  • Icono "Guardar" (Disquete): Guarda la pregunta y la envía a la sección de "Items". Una vez guardada, el icono se desactiva y aparece un indicador de "Guardada". Al guardar, se muestra una alerta flotante verde de confirmación.

    Disquete de guardar item Alerta de ítem guardado con éxito

  • Icono "Eliminar" (Basura): Borra la pregunta de la lista de generados. Icono de eliminar un ítem

4.3 Módulo de Ítems (Ítems guardados)​

En esta sección se listan todas las preguntas que han sido guardadas por los usuarios desde el módulo del generador. Sirve como un banco de preguntas centralizado y gestionable.

Vista del módulo de ítems guardados

  • Botón "Descargar": Se activa cuando se selecciona al menos una pregunta. Permite descargar los ítems seleccionados en un archivo de Word. El número entre paréntesis indica cuántas preguntas están seleccionadas. Botón para descargar ítems seleccionados
  • Barra de Búsqueda: Permite escribir para filtrar la lista de ítems por título o por el nombre del autor. Barra de búsqueda en el módulo de ítems
  • Tarjeta de Item:

    • Checkbox: Permite seleccionar o deseleccionar una pregunta para la exportación. Checkbox para seleccionar un ítem

    • Encabezado (Título): Muestra el título de la pregunta guardada.

      Encabezado de la tarjeta de un ítem guardado

    • Pie de Tarjeta: Muestra quién guardó la pregunta y en qué fecha. Pie de tarjeta con información del autor y fecha

4.4 Módulo de Usuarios (Solo Administradores)​

Esta sección permite a los administradores gestionar todas las cuentas de la aplicación.

Vista principal del módulo de usuarios

  • Botón "Nuevo Usuario": Redirige al formulario para registrar a una nueva persona en el sistema. Botón para crear un nuevo usuario
  • Barra de Búsqueda: Permite filtrar la lista de usuarios por nombre, correo electrónico o rol. Barra de búsqueda en el módulo de usuarios
  • Tabla de Usuarios: Muestra la información principal de cada usuario (Rol, Status y Acciones). Tabla con listado de usuarios
  • Botones de Acción:
    • Ver: Lleva a una página con el detalle completo del perfil del usuario. Botón para ver detalle de usuario
    • Editar: Lleva al formulario para modificar la información del usuario. Botón para editar un usuario
4.4.1 Crear Usuario​

Al hacer clic en "Nuevo Usuario", el sistema redirige a un formulario completo para registrar a una nueva persona.

Formulario para crear un nuevo usuario

  • Formulario de Registro: Se deben diligenciar los datos personales, de contacto, de contrato y de la cuenta. Campos del formulario de registro de usuario
  • Botón "Guardar Usuario": Valida los datos y crea el nuevo usuario en el sistema. Se mantiene deshabilitado hasta que todos los campos requeridos estén completos. Botón para guardar un nuevo usuario
  • Botón "Limpiar Campos": Borra toda la información ingresada en el formulario. Botón para limpiar los campos del formulario
4.4.2 Ver Usuario​

Muestra en modo de solo lectura toda la información del perfil del usuario organizada en secciones.

Página de detalle de un usuario

  • Botón "Editar Usuario": Lleva al formulario de edición. Botón para editar desde la vista de detalle

  • Botón "Eliminar Usuario": Al hacer clic, abre una ventana de confirmación (modal) para prevenir un borrado accidental. Solo si se confirma la acción, el usuario es eliminado.

    Modal de confirmación para eliminar usuario

  • Botón "Volver": Regresa a la lista de usuarios. Botón para volver al listado de usuarios

4.4.3 Editar Usuario​

Redirige a un formulario pre-llenado con toda la información del usuario seleccionado para modificarla.

Formulario para editar un usuario existente

  • Botón "Guardar Cambios": Aplica las modificaciones en la base de datos. Botón para guardar cambios de un usuario
  • Botón "Cancelar": Descarta todos los cambios y regresa a la lista. Botón para cancelar la edición de un usuario

4.5 Módulo de Normas (Solo Administradores)​

Permite a los administradores gestionar las normas de competencia laboral que alimentan al generador.

Vista principal del módulo de normas Vista principal del módulo de normas 2

Formulario de Creación:

  • Campos de Texto: Para el código y el nombre de la norma. Campos para el código y nombre de la norma
  • Añadir Criterio/Conocimiento: Botones que permiten agregar tantos campos como sea necesario. Botones para añadir y eliminar criterios y conocimientos
  • Botón "Guardar Norma": Crea la nueva norma en el sistema. Se mantiene deshabilitado hasta que todos los campos requeridos estén completos. Botón para guardar una nueva norma
  • Botón "Cancelar": Limpia todos los campos del formulario. Botón para cancelar la creación de una norma

Listado de Normas: Muestra todas las normas existentes con sus botones de acción. Listado de normas existentes

4.5.1 Ver norma​

Muestra en modo de solo lectura el código, nombre y las listas de criterios y conocimientos asociados a la norma.

Página de detalle de una norma

  • Botón "Volver al listado": Regresa a la página de gestión de normas. Botón para volver al listado de normas
4.5.2 Editar norma​

Redirige a un formulario pre-llenado con la información de la norma seleccionada para modificarla.

Formulario para editar una norma existente

  • Botón "Guardar Cambios": Aplica las modificaciones en la base de datos. Botón para guardar cambios de una norma
  • Botón "Cancelar": Descarta los cambios y regresa a la lista. Botón para cancelar la edición de una norma

5. GLOSARIO​

  • Ítem: Cada una de las preguntas o reactivos generados por la aplicación.
  • Norma: Norma de Competencia Laboral sobre la cual se basan los ítems.
  • Prompt: La instrucción completa que se construye a partir del formulario y se envía a la Inteligencia Artificial.
  • SPA (Single Page Application): Aplicación de una sola página, lo que permite una experiencia de usuario rápida y fluida sin recargas completas de la página.
  • CRUD: Acrónimo para las operaciones básicas en una base de datos: Create (Crear), Read (Leer), Update (Actualizar), Delete (Borrar).
  • Modal: Ventana de confirmación o diálogo flotante que aparece por encima del contenido principal de la página.